La llegada de VeriFactu marcará uno de los mayores cambios en la facturación de autónomos y empresas en España en los últimos años. Aunque muchas personas todavía tienen dudas sobre cómo funciona o a quién afecta, lo cierto es que la normativa ya tiene fechas previstas y obligará a adaptar la forma de emitir facturas.

Si eres autónomo, pyme o empresa y utilizas cualquier programa de facturación, es importante entender qué cambia, cuándo entra en vigor y qué necesitas hacer para cumplir con la Agencia Tributaria (AEAT).

En esta guía te explicamos de forma clara y sencilla si VeriFactu será obligatorio en 2027, quién deberá utilizarlo y cómo puedes adaptarte sin complicaciones.

¿Qué es VeriFactu?

VeriFactu es un sistema impulsado por la Agencia Tributaria (AEAT) que busca controlar y garantizar que las facturas emitidas por empresas y autónomos sean auténticas, trazables e inalterables.

La normativa forma parte de la Ley Antifraude y obliga a que los programas de facturación cumplan determinados requisitos técnicos para evitar manipulaciones o eliminación de facturas.

En la práctica, esto significa que los softwares de facturación deberán:

• Generar registros seguros e inalterables.
• Mantener trazabilidad de las facturas.
• Incorporar códigos QR y huellas digitales.
• Permitir el envío automático de registros a Hacienda.
• Evitar modificaciones fraudulentas posteriores.

El objetivo principal es reducir el fraude fiscal y acelerar la digitalización de la facturación en España.

¿Verifactu será obligatorio en 2027?

Sí. VeriFactu será obligatorio tanto para autónomos como para empresas que utilicen software de facturación.

Tras el aplazamiento aprobado por la Administración, las nuevas fechas previstas sitúan la obligatoriedad en 2027.

Esto significa que cualquier negocio que emita facturas mediante programas informáticos deberá utilizar un sistema adaptado a la normativa VeriFactu y compatible con la AEAT.

Aunque todavía existe cierta confusión entre factura electrónica y VeriFactu, son conceptos distintos:

• La factura electrónica regula el formato digital de las facturas.
• VeriFactu regula cómo debe funcionar el software de facturación utilizado.

En otras palabras, aunque ya utilices un programa para crear facturas PDF o digitales, eso no garantiza que cumpla con VeriFactu.

Fechas oficiales de entrada en vigor de VeriFactu

Empresas y sociedades

Las empresas sujetas al Impuesto sobre Sociedades deberán adaptar sus sistemas de facturación antes del 1 de enero de 2027.

Esto afecta especialmente a:

• sociedades limitadas
• sociedades anónimas
• pymes
• negocios con empleados
• empresas que ya utilizan software de facturación

Autónomos y personas físicas

Los autónomos y personas físicas tendrán algo más de margen, con fecha prevista hasta el 1 de julio de 2027.

Esto incluye:

• freelancers
• profesionales independientes
• pequeños negocios
• comercios
• trabajadores por cuenta propia

Qué ocurre hasta 2027

Hasta esas fechas, la adaptación sigue siendo voluntaria.

Sin embargo, cada vez más negocios están empezando a prepararse con antelación para evitar problemas futuros, cambios de última hora o posibles sanciones por utilizar software no adaptado.

Además, muchos programas antiguos podrían dejar de actualizarse o no cumplir los nuevos requisitos de la AEAT.

¿Quién está obligado a usar VeriFactu?

La obligación afectará a la mayoría de negocios que utilicen software para emitir facturas.

Autónomos

Los autónomos que emitan facturas mediante programas informáticos deberán utilizar software compatible con VeriFactu.

Esto afecta a sectores como:

• diseñadores
• electricistas
• abogados
• consultores
• fontaneros
• psicólogos
• agencias
• profesionales digitales

Pymes

Las pequeñas y medianas empresas también deberán adaptar sus sistemas de facturación.

Aunque muchas ya utilizan programas digitales, no todos cumplen todavía con los requisitos de trazabilidad exigidos por Hacienda.

Empresas

Las empresas con departamentos administrativos, ERP o sistemas internos de facturación también deberán revisar que su software esté preparado para VeriFactu.

Negocios que utilizan software de facturación

Cualquier negocio que genere facturas desde:

• programas instalados
• software cloud
• ERPs
• aplicaciones de facturación
• TPVs
• herramientas online

deberá asegurarse de que el sistema cumple con la normativa.

Quién podría quedar exento

Existen algunos casos especiales y excepciones concretas reguladas por Hacienda, aunque la mayoría de autónomos y empresas que facturen de forma habitual deberán adaptarse.

Por ello, lo recomendable es prepararse cuanto antes y utilizar un software homologado.

¿Qué programas ya no serán válidos?

Uno de los cambios más importantes de VeriFactu es que muchos métodos tradicionales de facturación dejarán de ser válidos o recomendables.

Entre ellos:

• Facturas creadas manualmente con Excel.
• Plantillas Word modificables.
• Programas sin trazabilidad.
• Software que permita borrar facturas.
• Sistemas que no generen registros seguros.
• Herramientas antiguas sin adaptación a la AEAT.

El objetivo de Hacienda es evitar programas que permitan modificar o eliminar información fiscal sin control.

Por eso, cada vez será más importante utilizar plataformas preparadas específicamente para VeriFactu.

¿Qué pasa si no adaptas tu software de facturación?

Utilizar un software no adaptado podría generar problemas importantes con Hacienda.

Entre los principales riesgos se encuentran:

• incumplimiento de la normativa
• inspecciones fiscales
• sanciones económicas
• invalidación de registros
• problemas de trazabilidad

La Ley Antifraude contempla sanciones relacionadas con el uso de programas que no cumplan los requisitos establecidos por la AEAT.

Por ello, la recomendación general es empezar a adaptarse antes de la fecha límite.

Cómo saber si tu software cumple con VeriFactu

Si ya utilizas un programa de facturación, conviene revisar si realmente está preparado para la nueva normativa.

Algunos puntos clave que debe cumplir son:

• generación de registros inalterables
• trazabilidad completa
• conservación segura de facturas
• generación de código QR
• compatibilidad con la AEAT
• envío de registros VeriFactu
• imposibilidad de manipulación posterior

Muchos programas antiguos todavía no cumplen estos requisitos.

Cómo adaptarse a VeriFactu fácilmente

La forma más sencilla de adaptarse es utilizar un software cloud preparado específicamente para la normativa.

Actualmente, las soluciones online permiten:

• emitir facturas desde cualquier dispositivo
• automatizar procesos
• enviar registros a la AEAT
• evitar errores manuales
• ahorrar tiempo administrativo

Además, los sistemas en la nube suelen actualizarse automáticamente conforme cambia la normativa.

Ventajas de empezar antes de 2027

Aunque todavía exista margen, adelantarse tiene muchas ventajas.

Evitar prisas y problemas de última hora

Muchos negocios esperarán hasta el último momento, lo que podría provocar saturación, cambios rápidos o dificultades de adaptación.

Acostumbrarse al nuevo sistema

Empezar antes permite entender el funcionamiento y adaptar los procesos internos poco a poco.

Reducir errores

Automatizar la facturación ayuda a evitar errores manuales y facilita la gestión administrativa.

Mejor control del negocio

Muchos softwares VeriFactu también incluyen:

• reportes
• control de clientes
• historial de facturas
• estadísticas
• exportación de datos

Preguntas frecuentes sobre VeriFactu obligatorio

¿VeriFactu es obligatorio para autónomos?

Sí. Los autónomos que utilicen software de facturación deberán adaptarse a VeriFactu antes de julio de 2027.

¿VeriFactu afecta a pequeñas empresas?

Sí. Las pymes también deberán utilizar programas compatibles con la normativa.

¿Puedo seguir usando Excel para facturar?

Excel o Word podrían no cumplir los requisitos exigidos por la AEAT si no generan registros seguros e inalterables.

¿Qué pasa si no adapto mi software?

Podrías incumplir la normativa y exponerte a sanciones o problemas fiscales.

¿VeriFactu y factura electrónica son lo mismo?

No. VeriFactu regula el software de facturación, mientras que la factura electrónica regula el formato digital de las facturas.

¿Necesito enviar todas las facturas a Hacienda?

Los sistemas VeriFactu están preparados para enviar registros automáticamente a la AEAT.

¿Existe algún programa VeriFactu gratis?

Sí. Actualmente ya existen plataformas gratuitas adaptadas a VeriFactu para autónomos y pequeños negocios.

Conclusión

VeriFactu supondrá un cambio importante para autónomos y empresas en España, y adaptar el software de facturación será obligatorio en 2027 para la mayoría de negocios.

Aunque todavía queda tiempo, empezar a prepararse cuanto antes permitirá evitar problemas, trabajar con tranquilidad y cumplir correctamente con la normativa de la AEAT.

Utilizar un software VeriFactu online y actualizado es la forma más sencilla de adaptarse sin complicaciones.

Si quieres empezar desde ya, en VerifactuGratis.es puedes crear y gestionar tus facturas online de forma sencilla, gratuita y preparada para la nueva normativa.